'קופה קטנה' היא הליך לביצוע תשלומים במזומן בכסף הנמסר לחוקר על ידי האוניברסיטה. הליך זה מאפשר גמישות רבה ברכישות קטנות ואקראיות. פתיחת קופה קטנה נעשית על ידי יחידות הבת של אגף הכספים בהתאם לבקשת החוקר ובכפוף ל הוראת הנהלה מס' 11-002. יחידות הבת אחראיות גם לפיקוח על ניצול הקופה הקטנה.
מבחינת תקציבי המחקר הליך זה עשוי להיות בעייתי משום שהוא גורם לביצוע רכישות שאינן מוכרות על ידי המממנים והוא מסרבל מאוד את הליכי הדיווח למממנים ומשבש את האפשרות לעמוד בביקורות של רואי החשבון מטעמם. לכן, רצוי להימנע ככל הניתן משימוש בקופה קטנה בתקציבי מחקר ולהתיר זאת רק במקרים בהם הדבר חיוני למחקר המסויים ואין פתרון אחר. גם אז, אישור להשתמש בקופה קטנה בתקציב מחקר יעשה באופן מבוקר ובתנאים שיקטינו את הבעיות בדיווח למממן.
ההנחיה ליחידות הבת היא לפתוח קופה קטנה רק במקרים אלה:
- בסיווג 6011000, אם הוא קיים בתקציב.
- בתקציבים בעלי קוד בקרה 1 ושאינם חייבים בדיווח כספי, מורשות יחידות הבת לפתוח בעצמן קופה קטנה בסיווג 6011000.
ההחלטה ברשות למחקר ופיתוח על אישור לפתיחת קופה קטנה תיעשה בהתאם לשיקולים אלה:
- אם המממן מאשר קופה קטנה במפורש, יפתח סיווג 6011000 בהתאם להקצבה עבורו.
- אם הנ"ל לא מתקיים אך החוקר מבקש אישור לקופה קטנה ומתברר שהיא חיונית עבורו, עליו לבקש אישור ממנהלת היחידה הפיננסית ברשות למחקר ופיתוח. ניתן לאשר קופה קטנה בסעיפים הרלוונטיים על סמך התחייבות החוקר לבצע באמצעותה רק הוצאות שאינן ניתנות לביצוע בסעיפי תקציב אחרים. גם כאן יש להוסיף "קק" בהערה לסעיף.
בעת הדיווח הכספי למממן הכוונה היא שכל תנועת חיוב עבור קופה קטנה תכלול הוצאות המתאימות לסעיף כך שלא יהיה צורך למיין את הקבלות. בעת הכנת הדו"ח על המדווח לעבור על דף ריכוז ההוצאות של הקופה הקטנה ולבדוק שכולן שייכות לסעיף. אם עולה בדיווח שהחוקר ניצל את הקופה הקטנה בניגוד להתחייבותו או שלא לפי הכללים, יש לידע את מנהלת היחידה הפיננסית ברשות למחקר ופיתוח.