ועדת הכנסים האוניברסיטאית תשקול מתן תמיכה למימון כנס רק בתנאים הבאים:
- לכנסים מדעיים בינלאומיים ברמה המדעית הגבוהה ביותר
- לכנסים המאורגנים על-ידי אנשי סגל האוניברסיטה העברית (במסלול הרגיל, לא כולל גמלאים)
- לכנסים רב-מוסדיים הכוללים נציגות רצינית של חברי סגל מהאוניברסיטה ושל חוקרים ממספר מוסדות בחו"ל
- לכנסים בהם יש ייצוג מגדרי הולם ברשימת דוברי/דוברות הכנס המוצע
- לכנסים דו-מוסדיים בהשתתפות חברי סגל מהאוניברסיטה וממוסד אקדמי יחיד בחו"ל, באחד מן התנאים:
- המוסד השני משתתף במימון הכנס
- המוסד השני מתחייב לממן ולארגן בעתיד כנס משותף עם חוקרי האוניברסיטה העברית
הוועדה תיתן עדיפות למתן תמיכה במקרים הבאים:
- לכנסים המאורגנים בנושא בעל חשיבות לאוניברסיטה
- לכנסים המתקיימים בין כותלי האוניברסיטה העברית
- לכנסים המאורגנים על ידי חוקרים מכמה פקולטות באוניברסיטה
- לכנסים הנתמכים על ידי קרנות תחרותיות חיצוניות (למשל ISF, BARD)
- לכנסים שיציגו שיתוף של חוקרים צעירים
הוועדה לא תשקול מתן תמיכה במקרים הבאים:
- לכנסים של חוקרים מהארץ בלבד (כנסים מקומיים) או לכנסי בוגרים למיניהם
- לכנסים של גופים שלהם מקור כספי פנימי המיועד לכנסים (כגון המכון ללימודים מתקדמים)
- לאותו כנס פעמיים, כולל בשנים שונות
- פנייה מאותה קבוצת חוקרים באותה שנה
- כנס ובו פחות מ 6 מרצים מחו"ל
- כנס שלא הוגש לדיון במסגרת לוח הזמנים של מפגשי הועדה.